Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie transparent darüber, wie Ihre Daten auf dieser Website verarbeitet werden – selbstverständlich im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Alle Ideen, Projektbeschreibungen und Mitteilungen, die Sie uns persönlich oder über die Formulare auf dieser Website anvertrauen, werden von uns mit grösster Sorgfalt und Vertraulichkeit behandelt. Ihr Vertrauen ist uns wichtig.

1. Verantwortliche Stelle

2. Erhebung & Verarbeitung von Daten

Beim Besuch dieser Website werden automatisch Informationen (z.B. IP-Adresse, Browsertyp, Datum/Uhrzeit) erfasst. Diese Daten dienen der technischen Sicherheit und Optimierung des Angebots und werden nicht zur Identifikation verwendet.

3. Technische Infrastruktur & Datenbank

Personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Login-Daten) werden ausschließlich in unserer Datenbank gespeichert und verarbeitet. Unsere Datenbank befindet sich in der Schweiz (Zürich) und wird dort gehostet. Die Anwendungs-Server werden in der EU gehostet. Wir verarbeiten Ihre Daten nach den Bestimmungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Mit der Nutzung der Business Tools bestätigen Sie:

• Ihr Einverständnis mit der Speicherung Ihrer Daten in unserer Datenbank
• Ihr Verständnis, dass Ihre Daten für den Betrieb und die Nutzung der Tools gespeichert werden

Wir nutzen folgende Dienstleister:

• Datenbank: Supabase Inc. (Serverstandort: Zürich, Schweiz)
• Hosting: Vercel Inc. (Serverstandort: EU)
• E-Mail-Versand: Nodemailer via SMTP
• Zahlungsabwicklung: Stripe Inc. (Serverstandort: EU/USA, DSGVO-konform)
• KI (optional, Busy AI): Anthropic PBC – siehe Abschnitt 3.2

Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäss Art. 28 DSGVO.

Alle Daten werden ausschliesslich in der Schweiz und der EU verarbeitet. Eine Übermittlung in Drittländer findet nur im Rahmen der Zahlungsabwicklung über Stripe statt, wobei Stripe unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist und DSGVO-konforme Standardvertragsklauseln verwendet.

Wichtig: Invotica verwendet, verkauft oder analysiert keinerlei Daten aus den Business Tools-Datenbanken für andere Zwecke. Ihre Daten werden vollständig privat gespeichert und gehören ausschließlich Ihnen. Wir verpflichten uns, Ihre Geschäftsdaten, Rechnungen, Kundeninformationen oder andere Inhalte, die Sie in den Business Tools speichern, weder zu verwenden, zu verkaufen, zu analysieren noch an Dritte weiterzugeben. Die Daten werden ausschließlich für den technischen Betrieb der Plattform benötigt und werden von uns nicht kommerziell genutzt.

Alle Datenübertragungen erfolgen über verschlüsselte Verbindungen (SSL/TLS). Invotica fungiert als Plattform-Anbieter und verpflichtet sich, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und ausschließlich für den technischen Betrieb der Services zu verwenden.

Weitere Informationen zum Haftungsausschluss finden Sie in Abschnitt 9. Haftungsausschluss.

3.1 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abwicklung von Zahlungen (z.B. für Invotica Pro Abonnements) nutzen wir Stripe Inc. als Zahlungsdienstleister. Bei der Zahlungsabwicklung werden folgende Daten an Stripe übermittelt:

• E-Mail-Adresse (für die Rechnungsstellung)
• Zahlungsinformationen (Kreditkartendaten werden direkt an Stripe übermittelt und nicht auf unseren Servern gespeichert)
• Rechnungsadresse (falls erforderlich)

Stripe verarbeitet diese Daten gemäß ihrer Datenschutzerklärung und ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über verschlüsselte Verbindungen (SSL/TLS).

Wir speichern lediglich die Stripe-Kunden-ID und Abonnement-ID in unserer Datenbank, um die Abonnementverwaltung zu ermöglichen. Ihre vollständigen Zahlungsdaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und gespeichert.

3.2 Busy AI (KI-gestützte Funktionen)

Invotica kann optionale Funktionen unter dem Namen Busy AI anbieten (z. B. Chat-Assistent, Texthilfen, Navigationshilfen). Im Folgenden ist transparent dargestellt, was technisch passiert und welche Daten dabei eine Rolle spielen.

Kein automatischer Zugriff der KI auf Ihre Invotica-Datenbank: Das eingesetzte Sprachmodell erhält keinen direkten Zugriff auf Ihre gespeicherten Rechnungen, Kundenstammdaten, Buchhaltungsdaten oder andere Inhalte in Ihrem Invotica-Konto. Es werden nicht automatisch Massendaten aus Ihrer Datenbank an den KI-Anbieter übermittelt.

Was übermittelt werden kann: Es werden insbesondere die von Ihnen eingegebenen Texte (z. B. Ihre Fragen und Anweisungen im Chat) sowie ein technisch notwendiger Mindestkontext zur Steuerung der Anwendung (z. B. welche Seite Sie gerade nutzen, ohne Ihre Geschäftsdaten aus der Datenbank mitzuschicken) an den KI-Dienst übertragen, soweit dies zur Erbringung der Funktion erforderlich ist. Wenn Sie freiwillig personenbezogene oder geschäftliche Angaben in den Chat einfügen, werden diese im Rahmen der Anfrage an den KI-Dienst übermittelt – vermeiden Sie bitte die Eingabe unnötiger sensibler Daten.

Anbieter und Modell: Als Auftragsverarbeiter kommt derzeit Anthropic PBC (USA) mit Modellen der Claude-Familie zum Einsatz, vorrangig Claude Haiku (Bezeichnung kann technisch angepasst werden; der konkrete Einsatz wird in der App nachvollziehbar ausgewiesen). Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) im Rahmen der DSGVO bzw. entsprechende vertragliche Regelungen. Weitere Informationen: Datenschutz bei Anthropic.

Drittlandübermittlung: Eine Verarbeitung in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Soweit erforderlich, stützen wir uns auf geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln und/oder Angemessenheitsbeschluss, je nach aktueller Rechtslage).

Zwecke: Bereitstellung von Hilfestellung und Automatisierung innerhalb der App; keine Verwendung Ihrer Invotica-Geschäftsdaten durch uns zu Werbezwecken durch den KI-Anbieter im Auftrag von Invotica.

Free- und Pro-Nutzung: Für Nutzer ohne Invotica Pro kann die Nutzung von Busy AI begrenzt sein (z. B. Anzahl assistierter Aktionen wie Rechnungen, Offerten oder Zeiterfassung pro Zeitraum). Invotica Pro kann erweiterte oder unbegrenztere Nutzung im Rahmen des Fair-Use ermöglichen. Details werden in der App angezeigt und können angepasst werden.

Ihre Wahlmöglichkeit: Sie können Busy AI nicht nutzen, wenn Sie keine Daten an den KI-Dienst senden möchten. Bei Fragen zu Ihren Rechten (Auskunft, Löschung, Widerspruch) gelten die allgemeinen Regelungen in Abschnitt 6.

4. Kontaktaufnahme & E-Mail-Versand

Wenn Sie per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon Kontakt aufnehmen, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Diese Daten werden nicht ohne Ihre Einwilligung weitergegeben.

E-Mails werden über Gmail (Google Ireland Limited) mit Serverstandort in der EU übermittelt. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/SSL). Google ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und verarbeitet Daten gemäß DSGVO-konformen Standardvertragsklauseln.

5. Cookies & Tracking

Diese Website verwendet Cookies für die Grundfunktionen und optional Google Analytics zur Website-Optimierung. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Cookie-Banner anpassen.

5.1 Notwendige Cookies

Technisch notwendige Cookies werden für die Grundfunktionen der Website benötigt und können nicht deaktiviert werden.

5.2 Analytics Cookies (Google Analytics)

Google Analytics hilft uns dabei, die Website zu optimieren, indem es anonymisierte Nutzungsdaten sammelt. Diese Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gesetzt. Sie können Analytics-Cookies jederzeit über den Cookie-Banner deaktivieren.

5.3 Google Analytics Details

Google Analytics wird von Google Ireland Limited betrieben. Die Datenübertragung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Google Datenschutzerklärung.

6. Ihre Rechte (Art. 15-21 DSGVO)

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können unrichtige Daten berichtigen lassen
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen (sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht)
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen
• Datenübertragbarkeitsrecht (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter [email protected].

7. Datensicherheit & Serverstandort

Ihre Daten werden mit modernen technischen und organisatorischen Massnahmen geschützt. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (SSL/TLS). Unsere Datenbank befindet sich in der Schweiz (Zürich) und wird dort gehostet. Die Anwendungs-Server werden in der EU gehostet. Wir verarbeiten Ihre Daten nach den Bestimmungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Weitere Details zu unseren Dienstleistern finden Sie in Abschnitt 3. Technische Infrastruktur & Datenbank.

8. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.

9. Haftungsausschluss

Wichtig: Invotica übernimmt keine Haftung für Datenverluste, Datenkorruption, unvorhergesehene technische Ausfälle oder den Verlust von Geschäftsdaten, die in den Business Tools gespeichert werden.

Obwohl wir alle technisch und organisatorisch zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um Ihre Daten zu schützen und die Verfügbarkeit der Services sicherzustellen, können wir keine Garantie für die vollständige Verfügbarkeit, Unversehrtheit oder Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten übernehmen.

Wir empfehlen Ihnen dringend, regelmäßige Backups Ihrer wichtigen Daten (z.B. Rechnungen, Kundeninformationen) selbstständig zu erstellen und zu verwahren. Invotica haftet nicht für direkte oder indirekte Schäden, die durch Datenverlust, Systemausfälle oder technische Probleme entstehen.

Mit der Nutzung der Business Tools akzeptieren Sie diesen Haftungsausschluss.

10. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an [email protected].