Quittung erstellen Schweiz – Korrekt & einfach
Wann Quittung, wann Rechnung? So erstellen Sie korrekte Quittungen in der Schweiz – mit Vorlage und Tipps.
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Quittung oder Rechnung – Was ist der Unterschied?
Rechnung
Eine Rechnung wird vor der Zahlung erstellt und fordert zur Zahlung auf.
- Wird vor Zahlung erstellt
- Fordert zur Zahlung auf
- Enthält QR-Code (seit 2022)
- Für geschäftliche Leistungen
Quittung
Eine Quittung wird nach der Zahlung erstellt und bestätigt den Zahlungseingang.
- Wird nach Zahlung erstellt
- Bestätigt Zahlungseingang
- Einfacher als Rechnung
- Für Barzahlungen, Spenden
Wichtig: In der Schweiz werden die Begriffe oft synonym verwendet. Für geschäftliche Leistungen ist meist eine Rechnung gemeint (mit QR-Code). Eine Quittung ist eher für Barzahlungen oder Spenden.
Wann brauchen Sie eine Quittung?
Eine Quittung wird typischerweise in folgenden Situationen erstellt:
- Barzahlungen: Wenn ein Kunde bar bezahlt und eine Bestätigung möchte
- Spenden: Für Spendenquittungen (steuerlich absetzbar)
- Zahlungsbestätigung: Als Nachweis, dass eine Rechnung bezahlt wurde
- Private Transaktionen: Bei privaten Verkäufen oder Dienstleistungen
Für geschäftliche Leistungen verwenden Sie in der Regel eine Rechnung (mit QR-Code), auch wenn bereits bezahlt wurde. Die Rechnung dient dann sowohl als Forderung als auch als Zahlungsbestätigung.
Was muss auf einer Quittung stehen?
Eine Quittung ist einfacher als eine Rechnung, sollte aber trotzdem bestimmte Angaben enthalten.
Aussteller
- Name/Firma
- Adresse
- Optional: UID-Nummer
Empfänger
- Name des Zahlenden
- Optional: Adresse
Details
- Datum der Zahlung
- Betrag in CHF
- Zahlungsart (Bar, etc.)
Leistung
- Kurze Beschreibung
- Was wurde bezahlt?
Betrag
- Betrag in Zahlen
- Betrag in Worten (optional)
Optional
- Referenz zur Rechnung
- Quittungsnummer
Quittungen mit Invotica erstellen
Mit Invotica können Sie professionelle Quittungen erstellen – entweder als separate Dokumente oder als Zahlungsbestätigung für bereits bezahlte Rechnungen.
Die Software hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Angaben nicht zu vergessen und erstellt ein professionelles Dokument mit Ihrem Logo.
Tipp: Für geschäftliche Leistungen empfehlen wir, eine Rechnung mit QR-Code zu erstellen, auch wenn bereits bezahlt wurde. Die Rechnung dient dann sowohl als Forderung als auch als Zahlungsbestätigung.
Häufige Fragen zu Quittungen
Muss eine Quittung einen QR-Code haben?
Nein, Quittungen benötigen keinen QR-Code. Der QR-Code ist nur für Rechnungen (Forderungen) Pflicht. Quittungen sind Zahlungsbestätigungen und daher einfacher.
Kann ich eine Rechnung als Quittung verwenden?
Ja, wenn eine Rechnung bereits bezahlt wurde, dient sie auch als Zahlungsbestätigung. Für geschäftliche Leistungen ist das sogar üblicher als eine separate Quittung.
Brauche ich eine Quittung für Barzahlungen?
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Eine Quittung gibt dem Kunden Sicherheit und Ihnen einen Nachweis über den Zahlungseingang.
Wie lange muss ich Quittungen aufbewahren?
In der Schweiz gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für alle geschäftlichen Unterlagen, einschließlich Quittungen. Mit Invotica werden alle Dokumente digital gespeichert.
Kann ich Quittungen auch für Spenden ausstellen?
Ja! Spendenquittungen sind wichtig, damit Spender die Spende steuerlich absetzen können. Invotica hilft Ihnen dabei, korrekte Spendenquittungen zu erstellen.
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