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Zahlungserinnerung Vorlage – professionell formulieren oder komplett automatisieren.
Struktur, Tonfall und Tipps für die erste Erinnerung nach Fälligkeit – plus: Wie Invotica Erinnerungen vorbereitet; Sie versenden typischerweise per Klick, optional automatisch per E-Mail.
Keine Kreditkarte für den Einstieg · Pro ab CHF 9.90/Monat · Optional automatischer E-Mail-Versand
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Nachricht an eine offene Rechnung, typischerweise kurz nach dem Fälligkeitsdatum.
Anders als eine Mahnung bleibt der Ton meist sachlich und einladend – viele Kund:innen haben schlicht vergessen oder die Rechnung übersehen.
Invotica bereitet solche Erinnerungen mit professionellem Text und den nötigen Details vor – in der Regel versenden Sie per Klick; optional können Sie den E-Mail-Versand zum gewählten Zeitpunkt automatisieren.
Die verschiedenen Mahnstufen
Von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung – gestaffelt und nachvollziehbar.
Zahlungserinnerung
Freundliche Erinnerung einige Tage nach Fälligkeit.
Freundlich, sachlich1. Mahnung
Erste offizielle Mahnung mit neuer Zahlungsfrist.
Bestimmt, aber höflich2. Mahnung
Nachdrücklichere Mahnung mit Hinweis auf Konsequenzen.
Bestimmt, mit WarnungLetzte Mahnung
Finale Mahnung mit Ankündigung rechtlicher Schritte.
Sehr bestimmt, finalBeispiel: Zahlungserinnerung Vorlage
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Rechnung [Rechnungsnummer] über CHF [Betrag] vom [Datum] noch nicht bei uns eingegangen ist.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [neues Datum] auf unser Konto [IBAN].
Falls Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüssen
[Ihr Name/Firma]
In Invotica werden solche Erinnerungen aus den Rechnungsdaten vorbereitet – mit allen relevanten Angaben und bewährtem Tonfall; den Versand steuern Sie manuell oder optional automatisch per E-Mail.
Tipps für professionelle Zahlungserinnerungen
Freundlich bleiben
Die meisten Kund:innen zahlen vergessen, nicht aus böser Absicht. Ein sachlicher Ton bewahrt die Beziehung.
Klar kommunizieren
Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit nennen – die Zahlung soll ohne Rückfragen möglich sein.
Neue Frist setzen
Eine realistische Nachfrist (z. B. 7–14 Tage) erhöht die Erfolgsquote.
Rechnung mitschicken
PDF im Anhang oder Link – je nachdem, wie Sie mit Ihren Kund:innen arbeiten.
Automatisieren (optional)
Wenn Sie möchten, läuft der E-Mail-Versand zum gewählten Zeitpunkt automatisch – weniger To-dos, volle Kontrolle bleibt bei Ihnen.
Zahlungserinnerungen mit Invotica
Rechnung erstellt – Mahnlauf und Erinnerungen strukturiert im Griff; Versand per Klick oder optional automatisch per E-Mail.
Automatisierbar
E-Mail-Versand optional zum gewählten Zeitpunkt – oder weiterhin manuell per Klick.
Zeit sparen
Kein manuelles Nachverfolgen offener Posten.
Professionelle Texte
Freundlich und bestimmt formuliert.
Rechnung im Anhang
PDF und Details passend zur Rechnung.
Übersicht
Überfällige Rechnungen im Dashboard.
Flexibel
Zeiträume und Stufen anpassbar.
Ein System
Rechnung, Mahnung, QR-Zahlung – zusammen.
Daten in der Schweiz
Hosting CH, DSG/DSGVO-orientiert.
Pro-Plan z. B. ab CHF 9.90/Monat – Details auf der Preisseite.
Häufige Fragen zu Zahlungserinnerungen
Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung verschicken?
Üblich ist 3–7 Tage nach Fälligkeit. Mit Invotica legen Sie Fristen und Stufen fest; beim Versand wählen Sie zwischen manuellem Klick und optionaler Automatik.
Wie viele Mahnungen sollte ich verschicken?
In der Praxis sind 2–3 Mahnungen üblich, bevor rechtliche Schritte folgen. Invotica unterstützt gestaffelte Stufen.
Kann ich die Mahntexte anpassen?
Invotica nutzt bewährte Standardtexte, die freundlich und bestimmt sind.
Was passiert, wenn der Kunde trotz Mahnungen nicht zahlt?
Nach der letzten Mahnung kann eine Betreibung folgen. Invotica hilft mit Unterlagen; rechtliche Schritte sollten Sie mit Expert:innen klären.
Kann ich einzelne Kunden vom automatischen Mahnwesen ausschließen?
Ja – wenn Sie den automatischen E-Mail-Versand nutzen, können Sie ihn für einzelne Rechnungen oder Kund:innen deaktivieren.
Weitere hilfreiche Themen
Schluss mit manuellen Mahnungen?
Konto anlegen und Zahlungserinnerungen strukturiert abwickeln – mit durchdachten Texten und klaren Stufen.
Keine Kreditkarte für den Einstieg · Pro ab CHF 9.90/Monat · Optional automatische Erinnerungen per E-Mail